Статья «При работе с правовой информацией часто используется строго определенный список документов. Как с помощью системы ГАРАНТ версии для Windows запомнить этот список, чтобы затем работать с ним каждый день?».
Для формирования и хранения с целью дальнейшего использования необходимых документов в справочной правовой системе ГАРАНТ предусмотрена возможность работы с папками. Работа с папками ГАРАНТа аналогична работе с обычными канцелярскими папками. Точно также необходимо сначала завести папку, «подписать» ее (дать ей имя), а затем сложить в нее документы. В дальнейшем можно добавлять в папку новые документы или же удалять те из них, которые потеряли для Вас интерес.
Необходимо отметить, что папки ГАРАНТа безусловно являются более удобным в сравнении с канцелярскими папками способом хранения информации.
Во-первых, в созданных папках ГАРАНТа лежат только актуализированные версии документов. Это означает, что с каждым обновлением системы в тексты документов будут вноситься все новые изменения и дополнения.
Во-вторых, ГАРАНТ предоставляет возможность вложения одной папки в другую, причем глубина вложенности может быть любой. Это позволяет создавать папки наиболее рациональным образом. Такой способ хранения документов можно сравнить с принципом построения учебников ( главы, разделы, параграфы и т.д. )
В-третьих, в ГАРАНТе предусмотрена возможность сортировки документов в списке. Вместо того, чтобы вручную перекладывать документы, достаточно задать параметр сортировки (например, по дате издания, или последнего изменения, по алфавиту и т. п. ).
Рассмотрим работу с папками ГАРАНТа на конкретном примере.
Предположим, что нам необходимо найти все документы, регламентирующие отражение в бухгалтерской отчетности сумм налога на добавленную стоимость. Это можно сделать с помощью двухуровневого поиска по ситуации, задав ключевые слова «Бух.учет и отчетность» — «бух. учет по НДС». На экране появится список соответствующих документов.
Если эти документы используются нами часто, то нет смысла каждый раз обращаться к поиску по ситуации. Достаточно положить этот список в папку, при необходимости возвращаться к нему.
Для того, чтобы сохранить найденные документы нужно выбрать команду «Положить в папку» из меню «Документы». На экране появится диалоговое окно, содержащее перечень уже существующих папок. Новый список может быть положен в одну из ранее созданных папок либо во вновь созданную папку.
Предположим, в нашем случае мы решили создать новую папку (например, с именем «Бух.учет. Налоги»). Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и ввести имя папки «Бух.учет. Налоги». В дальнейшем в нее можно «складывать» любые списки с документами по бухгалтерскому учету операций, связанных с различными налогами.
Списку также нужно присвоить имя (желательно, чтобы оно соответствовало содержиманию документов списка). Например, в рассматриваемом случае можно задать имя «НДС».
Если же мы хотим сохранить список в уже существующей папке, то достаточно выбрать команду «Положить в папку» из меню «Документы» и в появившемся диалоговом окне указать нужную папку.
Рассмотрим другую ситуацию, когда на экране находятся документы, которые мы планируем добавить к одному из уже существующих списков.
Например, после обновления системы мы обнаружили список новых документов, вносящих изменения в бухгалтерский учет сумм НДС. Для того чтобы добавить этот документ в созданный ранее список «НДС», в меню «Документы» следует выбрать команду «Положить в папку», установить указатель на название списка «НДС» и нажать кнопку «ОК». В появившемся диалоговом окне предлагается сделать выбор: «Заменить» или «Добавить». В случае нажатия кнопки «Добавить» образуется новый объединенный список.
Нередко возникают ситуации, когда необходимо убрать из списка часть документов заведомо лишних документов. Например, в рассмотренном выше случае наряду с другими документами о бухгалтерском учете сумм НДС присутствует Письмо Минфина РФ от 24 сентября 1997 г. N 16-00-17-62 [Об отражении в бухгалтерском учете сумм налога на добавленную стоимость при завершении строительства и вводе объекта в действие]. Это письмо вряд ли понадобится бухгалтеру нестроительной фирмы. Для удаления его из списка необходимо выбрать курсором или мышью этот документ, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «Удалить». После этого нужно сохранить уменьшенный список (выбрать команду «Положить в папку» из меню «Документы», установить указатель на название списка «НДС» и нажать «ОК») . Далее необходимо выбрать кнопку «Заменить», после чего система запомнит новый вариант списка.
В дальнейшем для того, чтобы вызвать список на экран, в меню «Документы» следует выполнить команду «Выбрать из папки». После этого появится диалоговое окно с перечнем всех папок и списков. Установив указатель на название интересующего Вас списка (для этого может понадобиться «развернуть» папки, в которых находится список), нажмите кнопку «OK».
В заключение необходимо заметить, что на практике все описанные операции занимают всего лишь несколько секунд.
Как создать папку.
Есть несколько способов создания новых папок. Но мы научимся делать их универсальным способом, который потом можно будет повторить на любом другом компьютере с любой системой Windows (XP, 7, 8, 10).
Как создать папку:
Щелкните правой кнопкой мышки по пустому месту. Должен появиться вот такой список.
Этот список называется «меню».
Наведите стрелку (курсор) на пункт «Создать». Появится еще одно дополнительное окошко, в котором нужно навести курсор на самый верхний пункт «Папку» и нажать на него левой кнопкой мышки.
Должна появиться новая папка. Буквы будут подкрашены каким-нибудь цветом (на картинке — синим) и мигать. Это означает, что папка уже создана, и компьютер предлагает Вам напечатать для нее название.
Для того чтобы она называлась так, как Вам хочется, нужно для начала посмотреть, какой алфавит установлен на компьютере. Внизу справа показан тот алфавит, который активен в данный момент, показан он двумя английскими буквами.
RU — это русский алфавит, EN — английский.
Чтобы изменить алфавит, нажмите на эти две буквы левой кнопкой мыши и из списка выберите нужный язык.
Чтобы закрепить введенное слово за папкой, щелкните по пустому месту.
Переносим базу 1С.
Бывает, возникает ситуация, когда бухгалтеру необходимо работать в 1С на разных компьютерах. Например, бухгалтер может работать то в офисе, то на дому, может обслуживать несколько компаний и работать поочередно в офисах этих компаний. При этом нередко требуется перенос базы 1С с диска ПК на другой компьютер. Способен ли обычный пользователь сделать это самостоятельно, или нужно обязательно приглашать программиста? Ничего сложного в переносе базы нет. Если пользователь будет точно придерживаться алгоритма, то он вполне справится с переносом. Однако, нужно, чтобы на другом компьютере тоже была установлена программа 1С (так называемая платформа 1С). Только тогда перенесенную базу можно будет открыть для работы.
Перенос базы 1С:8 возможен двумя способами. Они подходят для всех конфигураций 1С:8.2 и 8.3.
1. Восстановление базы 1С:8 из копии.
Предварительно нужно сделать копию базы. Для этого войдите в базу в режиме «Конфигуратор». Он доступен из стандартного окна запуска 1С, по кнопке Конфигуратор. Пользователь должен обладать правами администратора или же полными. Если пользователь не был создан, выгрузка тоже получится (в этом случае полные права предоставляются автоматически).
Не бойтесь «случайно» изменить что-то в программе! В типовых версиях 1С по умолчанию отключена возможность изменения конфигурации. Для сохранения копии вам требуется открыть пункт меню Администрирование, а в нем — Выгрузить информационную базу… .
В отобразившемся окне выберите папку, где будет сохранен ваш файл-копия. Имя файла программа предлагает по умолчанию: 1Cv8. Вы можете оставить его или же назвать файл-копию другим именем, на свое усмотрение. Тип файла установлен программой, изменить его нельзя. Затем нажмите Сохранить.
Выгрузка может занять какое-то время, а после ее окончания программа сообщит: «Выгрузка информационной базы в файл завершена». Теперь можете закрыть Конфигуратор.
Копия базы 1С сохранена в виде файла в выбранном вами месте. Он имеет особый тип – «файл для выгружаемых данных 1С» (формат .dt).
Этот файл, как и любой обычный файл, можно копировать, переносить на «флешке», архивировать, пересылать. Открывать файл-копию не требуется, он будет служить лишь для восстановления базы. Скопируйте его на другой компьютер, где установлена 1С.
Помните, что в файл выгружается та информация, которая есть в базе на момент выгрузки. Если вы произвели выгрузку, а потом внесли в базу какие-то изменения (например, ввели новые документы), то этих документов не будет в файле-копии.
Теперь выполним восстановление базы из файла-копии 1С. Если на новом компьютере нет базы, потребуется создать пустую базу, куда и будет загружена копия. Сделать это несложно. Запустите 1С и в форме запуска нажмите Добавить. В отобразившемся окошке отметьте создание новой информационной базы, затем нажмите Далее.
Отметьте «Создание информационной базы без конфигурации…»
В следующих шагах потребуется вписать название (придумайте его на свое усмотрение) и выбрать место, где база будет расположена. Обычно автоматически предлагается установка в каталог в папке «Мои документы». Вы можете как воспользоваться этим вариантом, так и указать свой.
На последнем этапе нажмите Готово, не меняя указанных в окне параметров. Новая пустая база будет создана и отобразится в списке в окне запуска 1С. Войдите в нее в режиме Конфигуратор.
Вам осталось в эту пустую базу загрузить сохраненную копию. В Конфигураторе откройте меню Администрирование – Загрузить информационную базу.
Укажите файл-копию, который вы скопировали на диск ПК, и нажмите Открыть.
Программа выдаст предупреждение о возможности потери несохраненных данных. При загрузке в пустую базу никакой потери не будет, так как в базе еще нет данных. Нажмите Да. Система загрузит базу из файла-копии.
После окончания загрузки программа сообщит об этом, с вопросом: «Перезапустить Конфигуратор?» Если вы больше не намерены работать в Конфигураторе, ответьте Нет. Окно Конфигуратора закроется.
Перенос базы завершен. Теперь можно запустить программу и войти в восстановленную базу для работы как пользователь.
Таким способом можно производить загрузку из файла-копии не только в пустую базу, но и в уже существующую рабочую базу с данными (если нужно заменить ее на более новую). Однако, делать это нужно очень внимательно, поскольку при загрузке текущая база полностью заменится базой из файла, без возможности отмены. Именно поэтому программа предупреждает о возможной потере данных. Лучше всего перед загрузкой файла-копии в рабочую базу предварительно сделать еще и копию этой рабочей базы. Тогда при необходимости можно будет восстановить ее.
2. Перенос папки с информационной базой.
Другой, более простой способ переноса базы – скопировать ее на другой компьютер. Где же находится текущая база? Это легко узнать: адрес папки, в которой она расположена, отображается внизу окна запуска 1С, если база выделена в списке:
Скопируйте эту папку на другой компьютер. Затем запустите на нем 1С. Все, что вам осталось сделать – «подцепить» новую базу к списку. Для этого нажмите Добавить и выберите теперь уже команду «Добавление в список существующей базы».
Введите наименование для новой базы и выберите папку, в которую вы скопировали перенесенную базу.
При выборе каталога необходимо открывать саму папку информационной базы (ее название должно отображаться в строке адреса). Находящиеся внутри нее «программные» папки, наименования которых начинаются с 1Cv8, открывать не нужно.
После выбора папки переходите далее и нажимайте Готово. Теперь новая база есть в списке, можно заходить в нее и работать как обычно.
Недостаток такого способа в том, что папка с информационной базой занимает намного больше места на диске, чем файл-копия.
Загрузка...