Как правильно писать обращения.
На Пикабу часто возникают посты о том, как люди жалуются на те или иные бытовые проблемы. В одно время мне попался хорошая статья о правильном написании обращений во всевозможные инстанции. Мне помогало много раз, делаюсь с вами. Текст длинный, но может кому-то это поможет, и где-то жизнь вокруг станет лучше.
Статья Антона Буслова Мymaster.
Всем иногда приходится писать письма в государственные органы, или ведомства, призывать кого-то к труду или ответственности. Но мало кто умеет делать это правильно.
Как правило граждане пишут что-то по форме напоминающее объяснительную директору, а по содержанию — плач Ярославны. Чиновники не дураки, и давно умеют по форме письма определять кому и как надо отвечать.
Залог хорошего результата обращения — правильная форма и стилистика письма. Если хотите повысить результативность своих обращений — эта статья для вас.
Первое правило эффективного обращения – если хотите чего-то добиться, то в письме к чиновнику надо сделать за него его работу. Если вы занимаете позицию «какого черта я должен за них работать – им зарплату платят!» – то дальше можете не читать.
Итак, работа по любому обращению начинается с того, чтобы определить, кто же за его рассмотрение отвечает. И если письмо пришло «не по адресу», то чиновники имеют право его переслать «по подведомственности». Для вас это будет означать простую вещь – плюс 30 дней к рассмотрению вашего обращения.
Для этого важно знать, что у нас есть три уровня власти – федеральная (на практике старается не отвечать ни за что), региональная (уровень области и соблюдения в ней не только областных, но и федеральных законов) и муниципальная (самая бесправная власть, которая, при этом, отвечает за большинство вопросов).
Есть важный принцип – если муниципальный закон противоречит федеральному, то муниципальный закон должен быть отменен, а вы имеете право действовать согласно федерального.
Чтобы читать и понимать законы совершенно не надо заканчивать юрфак и быть практикующим адвокатом – в 99% случаев там все написано прозрачно и понятно, юристы живут оставшимся 1% и тем, что люди обычно вообще не берут на себя труд что-то почитать из законов.
В большинстве случаев, когда речь идет не о политике, отвечать будет муниципалитет. В рамках муниципалитета тоже вовсе не обязательно писать все мэру города – эффективней разобраться с тем, кто отвечает на этот вопрос в его администрации.
Сделать это очень просто – у всех органов власти по закону должны быть сайты, на сайтах, опять же по закону, должны быть представлены структуры администрации (например: комитет по транспорту, управление по ЖКХ, департамент туризма). На этих страницах есть такие документы, как «Положения о…» Например «Положение о департаменте по транспорту». В таких документах подробно перечислены вопросы, за которые данный орган несет ответственность.
То же самое верно и для региональной и для федеральной власти.
Итак, мы пишем письмо, определились с тем к какому уровню власти оно относится, нашли ответственный орган, который курирует наш вопрос. Даже нашли, как зовут его начальника.
Как начать? Начинать (да и продолжать) надо так, чтобы не получить в ответ на свои труды отписку.
Так что первой строчкой должно идти основание, по которому мы пишем письмо именно этому чиновнику. «В соответствии с Положением о департаменте транспорта г.о. Иваново, Департамент отвечает за контроль организаций, занимающихся маршрутными перевозками на территории г.о. Иваново…»
То есть мы даем понять чиновнику, что вопрос его, и что мы точно знаем, что вопрос именно его.
Дальше нам надо жаловаться на конкретные нарушения наших с вами прав. Поэтому мы должны найти сами закон, который четко говорит о том, что наши права были нарушены.
Как его искать? Да очень просто – Яндексом и логикой.
Подумайте – как бы вы назвали тот закон, который бы рассказывал о том, на что вы жалуетесь. Водитель курил в маршруте? Ищем «Закон об ограничении табакокурения»… Первая строка Яндекса говорит, что закон на самом деле называет «Об ограничении курения табака» и дает текст закона. И так далее.
Есть особый класс законов, именуемых Кодексами. В них содержится уйма полезной информации, так что первым делом советую поискать ответ на свою проблему именно там. Есть Кодекс об административных правонарушениях, Жилищный кодекс, Гражданский кодекс, Водный кодекс, Трудовой – ну и так далее.
Так что, найдя какой закон регламентирует наш вопрос, и что именно из этого закона было нарушено, можно продолжать писать текст нашего письма.
Он будет примерно в такой стилистике «В соответствии с ФЗ №999-ФЗ статья 6, пункт 4. Солнце «должно иметь округлую форму и желтый оттенок», однако в Урюпинском районе Волгоградской области с 12 апреля Солнце представляет собой синий квадрат».
Таким образом, вы конкретно указываете на суть нарушения, и говорите какой закон нарушен. Чиновнику остается только убедиться, что вы верно процитировали этот закон.
После того, как вы написали, почему обратились именно в этот орган, и сослались на конкретные пункты законов, которые были нарушены, надо написать чего же вы собственно хотите от чиновника. Писать лучше по пунктам, чтобы сложнее было «замылить» какой-то из пунктов. Например:
«В связи с изложенным, прошу:
1) Провести проверку по данному обращению, установить виновных в нарушении ФЗ №999-ФЗ
2) Обеспечить выполнение п. 6. ФЗ №999-ФЗ
3) Ответить на данное обращение письменно, в установленный законом срок»
Обратите внимание на пункт 3. По Закону о порядке рассмотрения обращений граждан, вам обязаны ответить в течение 30 дней. Орган имеет право продлить срок рассмотрения, но об этом он обязан вас письменно уведомить.
По закону вам обязаны отвечать «по существу вопроса». То есть если вам не ответили на вопрос, ответили не правду, или не ответили по существу – это повод обратиться в прокуратуру, назвав номера входящих писем и потребовать от прокуратуры привлечь нарушителя к административной ответственности.
Прокуратура настучит нарушителю, и обяжет его ответить вам правильно.
У меня был забавный случай, когда я пожаловался на нарушение санитарных норм в вагонах трамвая в Самаре в Роспотребнадзор, а тот меня отшил. Тогда я пожаловался на него в городскую прокуратуру, которая прислала мне ответ, что санитарную норму, на которую я ссылаюсь, проверить не удалось, так как ее нет в базе Консультант-плюс 🙂 Пришлось написать полное сарказма письмо в областную прокуратуру с жалобой на городскую – им вставили, и следующий ответ из городской прокуратуры был уже по существу.
Еще ряд важный вещей, которые стоит применять в такой переписке.
Во-первых, никогда не пишите более чем 1,5 страниц текста А4 (14 шрифтом). Если надо больше — делайте приложения к письму, и будьте готовы что их могут не прочитать.
Во-вторых, если вы на кого-то жалуетесь, то, по закону, ваше письмо не имеют права переслать тому, на кого вы жалуетесь, для ответа. Так что жалобу бывает не вредно так и озаглавить – «Жалоба на …». Причем в конце письма стоит напомнить, что согласно ФЗ «Об обращениях граждан» жалоба не может быть направлена для ответа субъекту вашей жалобы.
В-третьих, полезно бывает посылать письмо в копии в несколько инстанций, причем указывая это даже в электронных обращениях. Тогда ведомство, в которое письмо пришло, понимает, что так или иначе отвечать придется. Например, полезно писать в мэрию города о нарушении, и в копии, это направлять в городскую прокуратуру.
В-четвертых, полезно давать понять, что вы хорошо знаете закон об обращениях граждан, и вкраплять цитаты из него в текст письма. Например, этот закон запрещает оглашать ваше имя тому, на кого вы жалуетесь.
В-пятых, в электронной приемной вас никто не принуждает писать реальные имя, фамилию или адрес. Проверка все равно будет проведена.
Важно понимать стилистику письма — это ДЕЛОВОЕ письмо. Даже если адресат вас замучал, оно должно быть вежливым, деловым.
Ни в коем случае не пишите «требую» — это читается ужасно комично, и сразу выдает в вас зеленого человека, ждущего отписку. Употребляете оборот «в связи с изложенным ПРОШУ Вас:»
Очень важно писать само обращение в соответствии с имеющимся законом об обращениях (ФЗ 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан»). Он коротенький, простой — прочитайте его.
Как общаться с представителями управляющей компании?.
Вам знаком анекдот: «Звонок в дверь, хозяйка открывает дверь и видит сантехника.
– Как хорошо, что вы пришли. Мы ждем вас уже третий день!
– Значит, я ошибся. Меня послали в квартиру, где ждут второй месяц»?
Как известно, в каждой шутке лишь доля шутки. Наверняка, вам тоже приходилось неделями ждать электрика, обрывать телефоны диспетчерской, обивать пороги коммунальщиков, при этом, не получая никакого результата. Чтобы избежать этого, взаимодействовать с работниками управляющих организаций нужно грамотно.
Лично
Если вы не поленились, лично навестили офис УК, обязательно запишите данные диспетчера, принявшего заявку (заявление, жалобу и т.д.), а также ее номер, зафиксированный в журнале регистрации. Журнал регистрации – это документ установленной формы, в котором регистрируются обращения граждан. Как правило, ведется несколько журналов: регистрация аварийных заявок, регистрация заявок на отключение/подключение оборудования, регистрация заявок на ремонт и другие. Номер заявки – доказательство того, что она совершена и принята.
Заявки от населения распределяются между работниками УК. Это оформляется специальным нарядом-заданием, в котором указываются данные заявителя, вид и объем работ. Работник, получив наряд, обязан исполнить заявку в установленное время и надлежащим образом. Исполнение заявки подтверждается подписью заявителя. Расписаться вы должны либо в самом наряде-задании, либо в отдельном акте выполнения работ (акте осмотре и пр.). Если ваш «автограф» не фигурирует в документах, визита специалиста де-юре не было.
По телефону
Это самый оперативный, но наименее действенный, способ общения. Если работа диспетчерской службы в управляющей компании организована плохо и не контролируется руководством, ваш звонок могут проигнорировать. Доказать, что «вы звонили!», «вы говорили!», «вам пообещали!» практически невозможно.
Поэтому, позвонив в УК, в первую очередь поинтересуйтесь, с кем разговариваете – имя, фамилия, должность. Операторы, фиксирующие заявки, работают по графику. Сопоставившись с ним, вы сможете подтвердить, что в такой-то день в такое-то время разговаривали именно с этим сотрудником. Затем так же попросите сообщить вам номер заявки. Выясните, в какие сроки она будет рассмотрена, кто ответственен за ее исполнение.
Письменно
С юридической точки зрения – самый практичный вид коммуникации. Разумеется, при авариях, когда нужны оперативные меры, прибегать к нему не стоит, но во всех остальных случаях – пишите письма. Письменное обращение составляется в двух экземплярах, один из которых остается у вас, второй направляется в УК. Чтобы ваше заявление не отправилось прямиком в мусорную корзину, отправьте его заказным письмом с уведомлением. Если же вручаете письменное обращение наручно, лицо, принявшее его, должно поставить на нем дату и подпись. Подробнее о том, как оформить заявление в управляющую компанию, смотрите здесь.
Независимо от того, как вы предпочитаете взаимодействовать с коммунальными организациями – лично, по телефону или по почте, – будьте хладнокровны, спокойны и вежливы. Настаивайте, а не требуйте. Добивайтесь, а не жалуйтесь. Помните, что если УК систематически не выполняет свои обязательства, вы всегда можете её сменить.
Как правильно написать заявление в ЖЭК?.
Конфликты с управляющей компанией бывают у всех.
Грязь в подъезде, холодные батареи, слабый напор воды — в таких условиях живет множество граждан. Если компания, обслуживающая ваш дом, не торопится отрабатывать уплаченные ей деньги, заявите об этом. Не стоит делать этого устно и устраивать скандал. Подайте заявление в ЖЭК, а мы подскажем как правильно его оформить.
Составляем жалобу в ЖЭК
Написать заявление в ЖЭК несложно, если вы знаете общие правила составления таких документов. Специальные нормы по оформлению жалоб в подобные организации в жилищном законодательстве отсутствуют, нужно опираться на положения Федерального Закона от 02.05.2006 №59. Согласно ему любое письменное ходатайство должно содержать следующую информацию:
- сведения об об адресате: название организации или Ф.И.О. должностного лица;
- информацию о заявителе: Ф.И.О., адрес, контактный телефон;
- суть требований;
- дата составления и подпись гражданина.
Этих данных достаточно для того, чтобы ваше обращение было рассмотрено.
Чтобы жалоба была принята к рассмотрению, нужно прописать в ней сведения об адресате и заявителе, суть ваших претензий, проставить дату и подпись.
Структура заявления в ЖЭК выглядит так:
Наименование.
«Тело» — ваши претензии и требования.
Перечень прилагаемых документов.
Дата и подпись.
Обращение следует составить таким образом, чтобы коммунальщики поняли, что имеют дело с юридически грамотным человеком, который настроен решительно и готов довести начатое до конца.
Тон жалобы — сугубо деловой, витиеватые речевые обороты, эмоции, сарказм и ненормативная лексика неуместны.
Не стоит заниматься сочинительством или искажать факты. Если в процессе разбирательств будет опровергнута всего одна фраза, под сомнение попадет весь документ.
Жалоба в ЖЭК — это официальный документ, поэтому она пишется в деловом стиле.
Все обстоятельства дела нужно изложить детально, но кратко и лаконично, без лишних эмоций. Чем больше подтверждающих вашу позицию документов получится собрать, тем лучше. Если речь идет о возмещении ущерба, есть смысл потратиться на проведение независимой экспертизы полученного вреда.
С формальной точки зрения заявление в ЖЭК не должно содержать ссылок на договор обслуживания или иные нормативные акты. Однако специалисты настоятельно рекомендуют включить их в текст.
Имеет ли право ЖЭК отказать в принятии жалобы?
Закон оставляет за ЖЭКом право не отвечать на жалобу. Это возможно только в том случае, если документ невозможно прочесть, либо он содержит угрозы и/или нецензурные слова.
Если все правила оформления заявления соблюдены, формально вам не могут отказать в его принятии.
Как заставить коммунальщиков исполнить ваши требования?
Если сотрудники жилищной компаний не хотят принимать ваше обращение либо не реагируют на него, вы имеете полное право пожаловаться в вышестоящие инстанции.
Куда жаловаться на ЖЭК?
Существует несколько органов, в которые можно направить жалобу на ЖЭК:
- Государственная жилищная инспекция. В ходатайстве изложите сущность ваших претензий, а также предъявите требование о проведении проверки деятельности ЖЭКа и привлечении его руководства к ответственности;
- Роспотребнадзор. Сюда следует обращаться в случае неоправданно высоких начислений по квартплате, незаконном сборе дополнительных платежей и неоказании ЖЭКом прописанных в договоре услуг в полном объеме. Надзорный орган проведет проверку бухгалтерских документов жилищной компании и привлечет ее должностных лиц к ответу за неправомерные действия;
- прокуратура. Если предыдущие учреждения никак не реагируют на ваши обращения, прокурорская проверка будет как нельзя кстати. При обнаружении фактов бездействия или мошенничества должностных лиц виновные будут привлечены к ответственности вплоть до уголовной.
На ЖЭК можно пожаловаться в Госжилинспекцию, Роспотребнадзор или прокуратуру.
Если и прокуратура не смогла вам помочь, делайте общий сбор всех жильцов и ставьте вопрос об аннулировании договора с ЖЭКом — ст. 162 ЖК РФ дает собственникам такое право.
Принятое на общем собрании жильцов дома решение должно быть занесено в протокол.
Если по вине ЖЭКа вам причинен имущественный вред (например, из-за некачественного ремонта крыши в квартире протекли потолки), идите в суд. В исковом заявлении указывайте реквизиты суда, сущность требований с подробным описанием нарушений и сумму желаемой компенсации. К иску приложите документы, подтверждающие факт нарушений.
В течение 5 дней с момента подачи иск принимается в производство, после чего суд выносит решение. Если оно будет в вашу пользу, то ЖЭК обяжут компенсировать причиненный ущерб и устранить нарушение. Исполнением судебного постановления будут заниматься судебные приставы.
К сожалению, на практике судебные разбирательства тянутся месяцами, поэтому лучше постараться решить проблему мирно.
Обращение в ЖЭК — это официальная бумага, которая оформляется по правилам делопроизводства. Жилищная компания не имеет права не принять претензию. Если такое случилось, или ваши требования не были удовлетворены в положенный срок, можно жаловаться на коммунальщиков в высшие инстанции. Если и это не поможет — расторгайте договор и меняйте ЖЭК.
Загрузка...